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すがブロ

sugamasaoのhatenablogだよ

入社する前に知っておくとお得な Excel の技3つ

その他

SIer で最も使われるソフトウェアである Excel の小技

このマクロ・機能を使って作業効率100倍アップ! ライフハックライフハック!とか言うのは IDEA*IDEA とかでやると思うので、別の角度から知ってお得な話。
というか、おそらく Excel を普段使ってる人は普通に知ってる機能かもしれませんけれど。

タイトル改め:資料配布時に便利な3つの小技

印刷資料にページ番号を付ける

基礎中の基礎ですね。複数枚の資料を配布する時に、これがないとカオスになります。
大概、打ち合わせ中に行方不明になる人はいるので、ページ番号くらい振って上げましょう。
やり方は簡単

  1. 「ファイル」から「ページ設定」クリック
  2. ヘッダー/フッタータブを選択
  3. 「xxxx の編集」ボタンからフォーマットを作成するか、ドロップダウンリストからひな形を展開しよう

条件付き書式でセルの色を変える

大量にデータがある時に、レコードを一行毎に色を変えたり、テスト結果がNGだった場合にセルの色を変えてみやすくしたいよ!
そんな時は条件付き書式で指定しよう。
今回は以下のようなデータを用い、ディレクトリの行だけ別の色に変更してみる。ちなみに、元データは Windows の dir コマンドを実行した結果。

  1. 一レコード分選択して、「書式」→「条件付き書式」を選択
  2. 「条件付き書式の設定」ダイアログが出てくるので、以下のようにする
    1. 一番左のドロップダウンリストから「数式が」を選択する
    2. そうすると、「数式が」の右隣がただのテキストエリア(?)のようになるので、以下のように入力する
    3. =$D4=""
  3. 書式ボタンから書式を選ぶ。ちなみに、背景色を変更する場合は「パターン」タブで変更する
  4. 気に入る書式に設定できたら「OK」を押す

そうすると、こんな感じになって、めでたく書式が変更されることになる。

ここまでできたら、あとは下の行へ書式をコピーするだけだ。おれの場合は、一行コピーして、その後コピーする領域を選択してから右クリックの「形式を選択して張り付け」から書式をコピーしている。

こんな感じ。DIR の行だけ色が変更されるようになった。
このテクはテスト仕様書で NG の項目を変更するだとか、期限切れのデータを強調するだとか、色々使えるので便利。特に印刷時に一目でわかるので、敢えて眼精疲労したい場合以外はやっておくと良いでしょう。

印刷時にヘッダーを指定する

ヘッダーと言っても、上記で説明したヘッダー/フッターではなく、レコード行のタイトルを指してます*1
印刷する時に、複数ページになるような大量のデータを印刷すると、2ページ目とかで「あれ、この3つ目のデータって何を現してるんだっけ・・・?」とかなる事必須。特に日付がいくつかならんだりするとあっという間にパニックになり、思考力の低下を誘発します。
そうならないために、印刷したページ毎に "作成日" 等のヘッダが表示できるように設定してあげましょう。

  1. 「ファイル」からページ設定選択
  2. 「シート」タブ選択
  3. 行のタイトルで以下のように入力
    1. $1:$3
  4. OK を押す

印刷プレビューで確認するとこんな風になります。

  • 一ページ目

  • 二ページ目(ヘッダーが表示されてますね)


こんな感じで設定してあげると、打ち合わせ中にショーモナイ事に時間や集中力を費やさなくてすみます。打ち合わせを実の無いものにするライフハックを行いたい場合以外は設定しておいて上げた方が親切でしょう。

あと、大前提

結構忘れがちなんだけど、資料を作成したら必ず「印刷プレビュー」でレイアウトを確認しておきましょう。一列だけはみ出るとか結構あるのですが、そういう所に気を回しておくと、突然印刷しなきゃいけなくなった! なんて時にも助かりますし、思わず印刷してしまい無駄紙を作る心配もなくなるので、大変エコですね。

こういうのって

「知っておくと便利な Excel 関数」なんてのより遥かに使う局面が多いので、「おもてなしの心遣い」として、覚えておくと良いと思います。

*1:今まで使ってきた例で言うと "作成日"や"ディレクトリ/ファイルサイズ"等の行のこと